Augant įmonei, daugėja ne tik klientų ir pardavimų, bet ir apskaitos dokumentų, darbuotojų, užduočių bei sprendimams reikalingų duomenų. Sistema, kuri buvo patogi veiklos pradžioje, ilgainiui gali pradėti riboti: informacija lieka viename kompiuteryje, skirtingi darbuotojai naudoja atskiras lenteles, o vadovas finansinius rezultatus pamato tik parengus mėnesio ataskaitas. Debesijos apskaita padeda šiuos procesus perkelti į bendrą, internetu pasiekiamą aplinką.
Informacija pasiekiama ne tik biure
Debesijos pagrindu veikianti apskaitos sistema nėra susieta su vienu darbo kompiuteriu ar konkrečia vieta. Prie jos galima jungtis ten, kur yra interneto ryšys. Tai aktualu vadovams, dirbantiems keliuose padaliniuose, nuotoliniams darbuotojams ir apskaitos specialistams, aptarnaujantiems daugiau nei vieną įmonę.
Tokia prieiga leidžia patikrinti finansinius rodiklius, peržiūrėti dokumentus ar atlikti neatidėliotinus darbus nelaukiant grįžimo į biurą. MONET verslo valdymo sistema veikia debesijos pagrindu, todėl įmonės procesai ir duomenys gali būti pasiekiami per internetą. Toje pačioje sistemoje taip pat galima tvarkyti kelių įmonių apskaitą.
Viena sistema sumažina duomenų išskaidymą
Augančiame versle apskaita vis dažniau susijungia su pardavimais, pirkimais, sandėliu ir klientų aptarnavimu. Jeigu kiekvienas skyrius naudoja atskirą programą ar lentelę, tuos pačius duomenis tenka perrašyti. Dėl to atsiranda skirtingos dokumentų versijos, neatitinka likučiai ir ilgėja informacijos tikrinimas.
Bendra sistema leidžia pardavimų, finansų ir sandėlio darbuotojams naudotis tais pačiais atnaujinamais duomenimis. MONET aplinkoje gali būti valdomi komerciniai pasiūlymai, pirkimai, tiekėjai, sandėlio likučiai, skolos, užduotys ir ataskaitos. Centralizuota informacija padeda sumažinti duomenų dubliavimą ir palengvina skirtingų padalinių bendradarbiavimą.
Mažėja techninės įrangos priežiūros našta
Naudojant vietiniame serveryje įdiegtą programą, įmonei gali reikėti rūpintis įrangos pajėgumu, jos priežiūra, programos atnaujinimais ir atsarginėmis kopijomis. Augant duomenų kiekiui ar komandai, gali tekti investuoti į papildomą infrastruktūrą.
Debesijos sprendimo atveju dalį šių techninių užduočių perima paslaugos teikėjas. MONET nurodo, kad sistemos atnaujinimai atliekami automatiškai, o duomenys saugomi jos serveriuose ir reguliariai kopijuojami. Tai nereiškia, kad įmonė gali visiškai pamiršti kibernetinį saugumą, tačiau jai nereikia pačiai prižiūrėti vietinio programos serverio.
Komandą galima plėsti lanksčiau
Priėmus naujų darbuotojų, jiems reikia suteikti prieigą prie darbui būtinų duomenų. Vietoje to, kad failai būtų siunčiami elektroniniu paštu ar kopijuojami į atskirus kompiuterius, debesijos sistemoje galima sukurti naujas naudotojų paskyras.
Augančiai įmonei Monet leidžia plėsti naudotojų skaičių ir skirstyti prieigos teises pagal darbuotojų pareigas. Buhalteriui gali būti suteikta prieiga prie visos finansinės informacijos, pardavimų vadybininkui – prie klientų bei pasiūlymų, o sandėlio darbuotojui – prie prekių likučių ir judėjimo duomenų. Tokia tvarka padeda suderinti bendrą darbą ir jautrios informacijos apsaugą.
Automatizavimas padeda augti nedidinant chaoso
Didesnė apyvarta paprastai reiškia daugiau sąskaitų, mokėjimo terminų ir pasikartojančių administracinių veiksmų. Jeigu kiekvienas jų atliekamas rankomis, augant verslui gali tekti neproporcingai didinti administracijos darbuotojų skaičių.
MONET sistemoje galima automatiškai generuoti sąskaitas, administruoti periodinius mokėjimus, sekti terminus, siųsti priminimus ir rengti ataskaitas. Apskaitos įmonės taip pat gali registruoti klientų užduotis, papildomus darbus ir jiems skirtą laiką. Automatizavimas nepakeičia specialistų kontrolės, tačiau sumažina pasikartojančių veiksmų apimtį.
Finansinė padėtis matoma anksčiau
Verslo sprendimų kokybė priklauso nuo to, kaip greitai vadovą pasiekia aktuali informacija. Jei pajamų, sąnaudų ar skolų suvestinės rengiamos tik mėnesio pabaigoje, į nepalankius pokyčius gali būti reaguojama pavėluotai.
Debesijos sistemoje duomenys gali būti atnaujinami kartu su registruojamomis operacijomis. MONET suteikia galimybę stebėti pajamas, išlaidas, pelningumą, skolas ir pinigų srautus, taip pat naudoti ataskaitas bei analitinius įrankius. Tai padeda vadovui greičiau pastebėti pokyčius ir pagrįsčiau planuoti išlaidas, atsargas ar plėtrą.
Integracijos sumažina rankinį duomenų perkėlimą
Auganti įmonė dažnai naudoja ne vieną programą. Elektroninė parduotuvė, mokėjimų sprendimai, sandėlio įrankiai ir kitos sistemos gali generuoti duomenis, kurių reikia apskaitai. Jei šie duomenys perkeliami rankomis, procesas lėtėja ir didėja klaidų rizika.
MONET galima integruoti su kitomis sistemomis naudojant abipuses programines sąsajas. Tai sudaro sąlygas duomenims patekti į apskaitos aplinką ir būti perduodamiems į išorinius sprendimus. Konkretus integracijos poreikis ir apimtis turėtų būti įvertinti prieš diegimą.
Debesijos apskaita augančiam verslui suteikia ne vien galimybę dirbti nuotoliniu būdu. Ji padeda centralizuoti informaciją, automatizuoti pasikartojančius veiksmus, valdyti darbuotojų prieigas ir greičiau matyti finansinę padėtį. Didžiausia nauda atsiranda tada, kai sistema parenkama pagal realius įmonės procesus ir diegiama kartu sutvarkant duomenų, atsakomybių bei darbo eigą.
