Augant įmonei didėja ne tik pardavimų ar klientų skaičius, bet ir administracinio darbo apimtis. Sąskaitų išrašymas, mokėjimų sekimas, dokumentų apskaita, ataskaitų rengimas ir finansinių duomenų kontrolė gali užimti vis daugiau laiko. Todėl nemažai įmonių anksčiau ar vėliau pradeda ieškoti būdų, kaip dalį šių procesų automatizuoti.
Apskaitos skaitmenizavimas nėra vien popierinių dokumentų pakeitimas elektroniniais. Tinkamai pasirinkta sistema gali padėti centralizuoti informaciją, sumažinti pasikartojančių užduočių skaičių ir suteikti daugiau galimybių stebėti įmonės finansinę situaciją. Vis dėlto prieš keičiant naudojamus įrankius svarbu įvertinti, kokių funkcijų verslui iš tiesų reikia.
Kada įprastų apskaitos procesų pradeda nebepakakti?
Mažoje įmonėje dalį finansinės informacijos dar galima valdyti naudojant paprastesnius įrankius ir atskirus dokumentus. Tačiau didėjant operacijų skaičiui toks darbo modelis tampa sudėtingesnis.
Jeigu tie patys duomenys kelis kartus perkeliami iš vienos sistemos į kitą, sąskaitos tikrinamos rankiniu būdu, o ataskaitoms parengti reikia surinkti informaciją iš kelių skirtingų šaltinių, didėja ne tik darbo laikas, bet ir klaidų tikimybė.
Tokiais atvejais verta peržiūrėti procesus ir nustatyti, kurios pasikartojančios užduotys galėtų būti automatizuojamos. Kartais didžiausią pokytį suteikia ne papildomas darbuotojas, o geriau tarpusavyje susietos sistemos.
Ką gali automatizuoti apskaitos sistema?
Šiuolaikinės apskaitos sistemos gali apimti gerokai daugiau nei vien pajamų ir išlaidų registravimą. Priklausomai nuo pasirinkto sprendimo, jose gali būti tvarkomos pardavimo ir pirkimo sąskaitos, mokėjimai, skolų informacija, ilgalaikis turtas, atsargos ar įvairios finansinės ataskaitos.
Tarp įmonėse diegiamų skaitmeninių sprendimų – ir buhalterinė apskaitos programa verslui, kuri gali padėti vienoje sistemoje susieti kasdienius apskaitos procesus ir finansinius duomenis. Tokios sistemos aktualumas paprastai didėja kartu su verslu, kai rankiniu būdu valdyti informaciją tampa per daug sudėtinga.
Svarbi ir integracijų galimybė. Jeigu apskaitos sistema gali keistis duomenimis su kitais įmonės naudojamais įrankiais, sumažėja poreikis tą pačią informaciją suvesti kelis kartus.
Kodėl svarbūs realaus laiko duomenys?
Apskaita reikalinga ne tik prievolėms vykdyti. Finansiniai duomenys gali būti svarbus šaltinis priimant kasdienius verslo sprendimus.
Vadovui gali būti aktualu matyti, kiek įmonė turi neapmokėtų sąskaitų, kaip keičiasi pinigų srautai ar kurios veiklos sritys generuoja didžiausias pajamas ir sąnaudas. Kai tokia informacija prieinama operatyviai, lengviau pastebėti pokyčius ir į juos reaguoti.
Jeigu ataskaitos rengiamos tik mėnesio ar ketvirčio pabaigoje, dalis informacijos sprendimų priėmimo metu jau gali būti pasenusi. Todėl renkantis sistemą verta vertinti ne vien apskaitos funkcijas, bet ir tai, kaip patogiai joje galima analizuoti sukauptus duomenis.
Kaip pasirinkti tinkamą sistemą?
Vien funkcijų skaičius nebūtinai parodo, ar programa bus tinkama konkrečiai įmonei. Mažesniam verslui gali būti svarbiausias paprastumas, o didesnei organizacijai – galimybė valdyti kelis padalinius, skirtingus vartotojų vaidmenis ir integracijas su kitomis sistemomis.
Prieš pasirenkant verta įvertinti, kiek žmonių naudosis programa, kokie procesai bus perkeliami į sistemą ir ar planuojamas tolesnis verslo augimas. Taip pat svarbūs duomenų saugumo, prieigos valdymo ir atsarginių kopijų klausimai.
Skaitmenizavimas turėtų prasidėti nuo procesų
Nauja programa savaime neišsprendžia neefektyvių darbo procesų. Jei prieš diegimą neaišku, kas už kokius duomenis atsakingas ir kaip informacija turėtų judėti įmonės viduje, dalis senų problemų gali tiesiog persikelti į naują sistemą.
Todėl apskaitos skaitmenizavimą verta pradėti nuo esamų procesų įvertinimo. Aiškiai nustačius, kur prarandama daugiausia laiko ir kokių duomenų reikia sprendimams priimti, lengviau pasirinkti technologiją, kuri padės ne tik tvarkyti apskaitą, bet ir efektyviau valdyti kasdienę verslo veiklą.
